Hjem > Løn og arbejdsliv > Tjenstlig samtale

Tjenstlig samtale

En tjenstlig samtale handler om, at du har udført dit arbejde utilfredsstillende. Du bør forberede dig godt inden.
Baggrunden for en tjenstlig samtale er, at din arbejdsgiver vurderer, at din adfærd er utilfredsstillende eller uacceptabel. Det kan fx omhandle opgaveløsning, kvaliteten af udførelsen af arbejdet, overskridelse af beføjelser eller retningslinjer, eller en uhensigtsmæssig opførsel.

Hvad er formålet med en tjenstlig samtale?

Formålet med en tjenstlig samtale er at gøre dig klart, hvilke forhold din arbejdsgiver oplever som utilfredsstillende eller uacceptable, og hvordan man vil have, at du skal agere fremover.

Det er arbejdsgiverens ret - men også pligt - at give udtryk for sine ønsker til arbejdets udførelse og din adfærd. Det er også i din interesse at få en konstruktiv tilkendegivelse, hvis du ikke lever op til arbejdsgiverens forventninger.

Indkaldelsen til en tjenstlig samtale skal ske skriftligt.

Efter samtalen skal det være klart for både dig og arbejdsgiveren:

  • Hvad problemet er
  • Hvad du og arbejdsgiver skal gøre for at løse problemet
  • Hvilken tidsfrist der er sat til at løse problemet

Det vil typisk fremgå af et referat eller af en eventuel advarsel.

Referatet af en tjenstlig samtale kan bruges, hvis det kommer til en evt. senere afskedigelsessag. Her skal arbejdsgiveren kunne dokumentere, at der har været en saglig grund til at opsige dig.

Hvad skal fremgå af indkaldelsen til samtalen?

Der er en række formelle krav til en tjenstlig samtale:

  • Indkaldelsen skal være skriftlig
  • Der skal være en konkret beskrivelse af, hvad I skal tale om
  • Arbejdsgiveren skal kunne give eksempler på de forhold, som denne finder utilfredsstillende eller uacceptable

Der skal som udgangspunkt være tale om ting, der kan bevises. Information om antagelser og episoder, som arbejdsgiveren har hørt om fra andre, bør du have udleveret forud for den tjenstlige samtale i form af kopier af klager/notater.

Arbejdsgiveren vil som udgangspunkt kun kunne tage ting op i samtalen, der er nævnt i indkaldelsen.

Skal jeg tage en bisidder med?

Hvis du bliver indkaldt til en samtale, der har karakter af en tilrettevisning, vil der som regel ikke være grund til at medbringe en bisidder. Tværtimod kan det medvirke til at optrappe situationen og konfliktpotentialet. Det er ikke sikkert, det er helt så alvorligt ment fra lederens side.

Ændrer samtalen karakter og bliver mere alvorlig, kan du bede om at mødet bliver afbrudt og udsat, så du får mulighed for at medbringe en bisidder.

Hvad er tillidsrepræsentantens rolle?

Du skal sammen med din tillidsrepræsentant vurdere, om der skal en bisidder med til samtalen. Det er ikke noget din arbejdsgiver kan beslutte. Det er som udgangspunkt din tillidsrepræsentant, der skal deltage som bisidder.

Som udgangspunkt bør din tillidsrepræsentant deltage, da en sådan samtale oftest er en stor belastning for dig som medarbejder.

Det kan i den situation være svært at ”høre”, hvad der bliver sagt, og huske, hvilke råd, der bliver givet. Det er derfor godt at have én at støtte sig til, som du efterfølgende kan vende samtalen med.

Tillidsrepræsentantens rolle er også at sikre, at de formelle regler og aftaler for en tjenstlig samtale/advarsel bliver overholdt, og at samtalen bliver så konstruktiv som muligt.

Hvordan forbereder jeg mig til samtalen?

Det er vigtigt, at du forbereder dig grundigt. Den tjenstlige samtale er en mulighed for at præsentere din opfattelse af de forhold, der bliver påtalt. Du kan også medvirke til, at forløbet bliver så konstruktivt som muligt.

Du og din tillidsrepræsentant bør gennemgå de gældende regler og finde kernen i problemet. I skal undersøge den lokale personalepolitik og drøfte, hvilke mål du kan have for samtalen.

I skal indbyrdes afklare, hvilke roller I har. Det er dig, der er indkaldt til samtale, og derfor skal du føre ordet. Tillidsrepræsentanten er den lyttende og opsamlende bisidder, der sikrer, at de formelle krav bliver overholdt.

Både du og din tillidsrepræsentant er velkommen til at kontakte Etf for at få råd og vejledning i den konkrete situation

Advarsler

Hvad skal en advarsel indeholde?

Formålet med en advarsel er, at du skal rette op på et eller flere kritisable forhold. Det er vigtigt, at du forstår, hvilken adfærd eller handlinger din arbejdsgiver vil have, du skal ændre fremover.

Derfor skal din arbejdsgiver:

  • Beskrive og dokumentere den uacceptable adfærd så udførligt som muligt. Beskrivelser som ”ikke godt nok”, ”manglende kvalitet i arbejdet” eller ”samarbejdsvanskeligheder” er ikke tilstrækkeligt. De skal uddybes yderligere, da beskrivelserne skal være klare og utvetydige
  • Begrunde, hvorfor adfærden er uacceptabel
  • Angive præcist, hvordan dit arbejde skal udføres, og/eller hvordan din adfærd ønskes fremover
  • Fastsætte en frist for, hvornår forholdene som ønskes ændret skal være rettet op

Hvis du ikke mener, at advarslen er berettiget, skal du straks gå til din tillidsrepræsentant eller kontakte Etf. Hvis du ikke gør indsigelse mod en skriftlig advarsel, har du formelt accepteret den.

Hvordan gives en advarsel?

En advarsel bør være skriftlig og indeholde en beskrivelse af de kritisable forhold, hvordan den ansatte i stedet skal gøre, hvilke konsekvenser det får, hvis dette ikke sker samt et tidspunkt for en op følgende samtale.

En advarsel skal:

  • Være præcis
  • Beskrive ønsket adfærd
  • Angive konsekvenser
  • Beskrive opfølgning

Forældelse

En advarsel kan være tidsbegrænset, og der bør stå i advarslen, hvilken periode den gælder for. En advarsel kan nemlig forældes og derefter ikke længere indgå som et sagligt grundlag for en afskedigelse.

Hvor lang tid, der går, inden en advarsel mister sin virkning, afhænger af, hvad den er give for. Umiddelbart vil advarsler vedrørende mindre væsentlige forhold (f.eks. at komme for sent om morgenen) forældes efter en kortere periode, mens alvorligere forhold først forældes efter længere tid.

Partshøring

Er du offentlig ansat skal din arbejdsgiver partshøre dig, inden du får en advarsel.

Dette indebærer, at du har krav på en skriftlig redegørelse for sagens faktiske omstændigheder. Partshøringen skal sikre, at du som part får mulighed for at sætte dig ind i og give dit svar på arbejdsgiverens beslutningsgrundlag, inden afgørelsen bliver truffet.

Hvad betyder en advarsel for min ansættelse?

En advarsel skal tages meget alvorligt. Hvis du ikke efterlever den, kan det betyde, at din arbejdsgiver vælger at afskedige dig.

Ved grov misligholdelse eller ved gentagelsestilfælde af den uønskede adfærd kan din arbejdsgiver bortvise dig.

Opfølgning

Hvis din arbejdsgiver har givet en advarsel om et bestemt forhold, mister advarslen sin ansættelsesretlige virkning, hvis din arbejdsgiver ikke følger op på advarslen.

Det betyder, at hvis din arbejdsgiver ikke viser omhu med at følge op på advarslen, må arbejdsgiveren reelt starte forfra med en ny advarsel. Det gælder også, hvis der er tale om forældelse.

Har du tidligere fået en advarsel, kan det have betydning, hvis du senere får en ny advarsel for samme forhold.

Sidst opdateret
28.03.2017